O mundo mudou, o consumidor mudou e forma de se fazer negócios também. É preciso agilidade, coerência e discernimento, com grande atenção para processos, finanças, mercado e, principalmente, produtos e serviços ofertados. Pensar na sua empresa como um todo, consiste em apurar os resultados finais e, com cuidado e constância, mensurar os resultados.
Entender o retorno sobre investimento de algumas empresas pode ser um pouco demorado, considerando desde a estratégia utilizada até o tipo de negócio. Assim, é necessário focar em uma mensuração de curto, médio e longo prazo, identificando quais investimentos valem a pena serem mantidos ou se há necessidade de mudanças. Mensurar os resultados comprova a eficiência da ação anterior, assim, os dados obtidos devem ser analisados para melhor aproveitamento e direcionamento da instituição.
Quando falamos em melhorar o resultado, as primeiras alternativas que vêm em mente é a redução dos custos e/ou aumento de vendas. Porém, é preciso ter em mente que reduzir despesas de qualquer jeito é o processo mais fácil do mundo. Aliás, vemos muito disso por aí: empresas cortando de forma desnorteada e sem foco. Fato que muitas vezes, acaba diminuindo o nível de qualidade no atendimento frente ao cliente ou até mesmo pagando caro e voltando atrás nos custos anteriores.
O que sua empresa deve realizar é uma mensuração de resultados efetiva! Não sabe o que isso quer dizer?
Simples, é fazer algo maior do que sair cortando sem uma análise e planejamento ou vendendo de qualquer jeito. O processo envolve uma base estratégica bem construída e arquitetada para que não tenhamos um “voo de galinha”, ou seja, ações desconectadas que só geram estresse interno e pouquíssimos resultados.
O ponto crucial para avaliação das alternativas implementadas é poder contar com uma ferramenta que disponibilize os resultados de uma forma coesa, precisa e rápida, permitindo ao gestor a tomada de decisões com um certo nível de antecipação. Daí a necessidade de contar com a tecnologia, aliada às técnicas gerenciais consagradas na administração.
Entendendo o papel do ERP e de um BI
A maioria das empresas utilizam um ERP, os chamados Enterprise Resource Planning (ou Planejamento de Recursos Empresariais) para auxiliar na análise de dados. Um software desta categoria tem o objetivo de integrar os processos de negócios e facilitar o fluxo de informações dentro de uma organização para que decisões sejam orientadas por fatos concretos
Sendo assim, uma solução de Enterprise Resource Planning é desenvolvida para coletar, organizar dados de vários níveis e conectar os departamentos.
O ERP pode ser descrito como um software de banco de dados que suporta operações e processos de uma empresa. Isso significa fabricação, marketing, recursos financeiros, recursos humanos e por aí vai.
Porém, a análise de todos estes dados armazenados dependem de um departamento, ou ao menos de algumas pessoas, e é neste ponto que precisamos entender o papel dos controllers: os especialistas em interpretar dados.
Uma das ferramentas que utilizam para esse fim é o Business Intelligence (BI). Traduzido literalmente, temos Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios, e é exatamente isso que essa ferramenta representa: uma maneira inteligente de coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar informações que darão suporte à gestão.
Empresas que trabalham com inteligência empresarial conseguem planejar-se melhor inclusive em longo prazo. Por isso, entre as vantagens do uso do Business Intelligence está a avaliação de resultados, o qual mede se as estratégias com foco no longo prazo da empresa foram efetivas. O Plano Tático e o Plano Operacional também se beneficiam com as análises provenientes de dados extraídos do BI, já que eles ajudam a prever para onde o negócio está caminhando.
Enquanto que o ERP trabalha o fluxo de eventos e registros individuais, uma ferramenta de BI lida com um conjunto de eventos e registros realizados em um determinado período. Isso significa que para o Business Intelligence o que interessa é a quantidade de pedidos de venda gerados em uma janela de tempo (e não um único PV ou uma única NF).
Para entender a diferença entre ERP e BI, a explicação para isso é simples: ao contrário do ERP, ao utilizar um sistema de BI para realizar análises, o foco será o conjunto de dados.
Trocando em miúdos, o Business Intelligence será utilizado para interpretar informações estratégicas como: os clientes mais rentáveis para a empresa no último ano, os produtos mais vendidos no último semestre, os melhores vendedores ou meses de maior faturamento, para citar alguns exemplos.
Claro que com um software ERP também é possível extrair dados, já que eles geram relatórios operacionais e isso inclui: volume de vendas, margem de lucro de cada produto, faturamento, etc. Você pode usar as informações extraídas em um ERP para identificar os pontos fracos nas atividades de fabricação de produto ou cadeia de suprimentos.
No entanto, o BI é exclusivamente focado em relatórios, ou seja, permite tomadas de decisão muito mais estratégicas. Por meio de uma ferramenta de Business Intelligence os dados sobre operações comerciais para mensurar os resultados são mais detalhados do que com um ERP.
Dicas para ser mais efetivo na hora de mensurar os resultados
Para que os conceitos de avaliação de resultados possam ser aplicados, são necessárias ao menos três etapas em sua empresa: orçamento, planejamento de resultados e avaliação.
Com o planejamento orçamentário, serão planificadas as práticas de acordo com seu planejamento estratégico para períodos de médio e longo prazo, controlando as metas operacionais e acompanhando a análise de desempenho da organização, para solucionar as principais dúvidas financeiras e administrativas.
Planejando os resultados, será possível projetar ações de curto e médio prazo, para simular os custos e a rentabilidade de um produto com base na estrutura de custos fixos existentes, matérias-primas, tributos e despesas variáveis de vendas.
Já a avaliação e controle dos custos permite acompanhar a evolução econômica do negócio e dos recursos até então empregados no produto, bem como fazer a apuração do resultado real do negócio (lucro ou prejuízo), identificando os principais fatores de variação nos custos (volume x preços), para atacar as fontes de problemas.
Neste formato fica praticamente impossível realizar estas ações para gestão de resultados sem o apoio da tecnologia. Pois aliando um ERP robusto, um BI eficiente e contando com ferramentas computacionais específicas para este fim, é possível conduzir o negócio de maneira que toda e qualquer ação possa ter seu resultado avaliado dentro do prazo estipulado.
Para isso, o gestor deve procurar utilizar ferramentas que aliem modelos já consagrados de mercado juntamente com técnicas ágeis e comprovadamente eficazes para avaliação de resultados.
Se o assunto acima encaixa perfeitamente com o momento da sua empresa, temos uma boa notícia, é sinal de que o seu negócio está prosperando e está no momento certo para contar com a ajuda de especialistas no assunto.
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